Promotor de eventos e organizador de eventos: o que você precisa saber sobre essas profissões?

Afinal, o que faz um promotor de eventos? E, o que faz um organizador de eventos? Quais são as etapas de uma organização de eventos?

Se você tem essas dúvidas, chegou ao post certo!

O trabalho do promotor de eventos está em constante divulgação e crescimento e, por isso, muitas pessoas se interessam em conhecer mais sobre a profissão e sobre sua área de atuação.

Diante deste cenário, é comum, inclusive, que alguns confundam o promoter e o organizador de eventos.

Se você trabalha no setor de eventos, tem vontade de iniciar sua carreira como promotor(a) ou organizador(a), ou quem sabe, gostaria de contratar um destes profissionais, precisa entender as etapas que deve seguir, bem como as distinções entre elas.

Apesar de muitos compararem as duas funções, na prática, elas em nada se parecem.

Por causa disso, listamos as principais diferenças entre esses serviços para que você não confunda e procure o profissional correto quando precisar.

O que o promotor de eventos faz?

Como o próprio nome faz referência, o promotor de eventos promove um evento. Ou seja, é função dele a divulgação do que acontecerá.

Além disso, é preciso criar e executar as ações promocionais correspondentes ao público-alvo do evento.

Seu trabalho começa bem antes do dia do evento, pois é preciso conduzir de forma assertiva como será o marketing e a distribuição dos ingressos, por exemplo.

Algumas das principais funções desse profissional são:

• Criar ações promocionais para o evento;
• Propagar a imagem do evento no modo online e offline;
• Distribuir brindes e materiais promocionais;
• Apresentar relatórios de resultados aos interessados.

Quais são as habilidades de um promotor de eventos?

Além da experiência e facilidade nas funções citadas, é importante que este profissional também tenha algumas habilidades específicas, que farão a diferença no momento em que for realizar seu trabalho.

Algumas dessas habilidades são:

• Ser extrovertido;
• Boa dicção;
• Facilidade de comunicação e relacionamentos;
• Poder de convencimento;
• Ampla rede de contatos de fornecedores;
• Facilidade com negociação;
• Ser organizado.

O promotor de eventos precisa de alguma formação?

Existem diversos cursos que ajudam o promotor de eventos que quer se especializar nesta área.

Porém, vale a pena ressaltar que quando um promoter tem conhecimento em marketing, suas atribuições serão melhor desenvolvidas.

Afinal, para criar e executar estratégias mais assertivas, o profissional deve conhecer as técnicas responsáveis por levá-lo ao caminho do sucesso.

Por isso, a captação de leads, prospecção, marketing digital, Google e/ou Facebook ADS, são algumas das estratégias que ele deve entender e ter experiência, o que traz mais relevância para seu trabalho.

Vamos ver a respeito do organizador de eventos, em seguida.

O que o organizador de eventos faz?

Segundo Nivaldo Soares Moreira, coordenador de eventos do Viola Show, com 20 anos de experiência no mercado, tanto o coordenador como o organizador de eventos trabalham em todas as linhas de gerenciamento.

Do início ao final, desde colocar a ideia no papel, até colocar o plano em prática, cobrindo cada passo para que tudo saia perfeito.

Além de tudo já exposto, o organizador é quem deve garantir a segurança e satisfação do público-alvo.

Ou seja, através dos relatórios coletados por cada equipe, o organizador deve analisar cada tópico, buscando melhorias para que todos tenham a experiência prometida.

O organizador de eventos é responsável, também, por:

• Equilibrar o custo e a receita;
• Definir o público-alvo;
• Escolher atrações correspondentes ao público;
• Determinar a duração;
• Contratar os profissionais necessários.

Quais são as habilidades de um organizador de eventos?

Assim como o promotor, além das suas principais responsabilidades, o organizador de eventos deve apresentar algumas habilidades primordiais para o seu dia a dia.

Podemos citar 5 dessas características, veja:

• Ser extremamente responsável;
• Organizado e detalhista;
• Ágil;
• Ter espírito de liderança;
• Capacidade de delegar tarefas.

Agora que você já conhece as principais diferenças entre as duas profissões, aprenda mais sobre quais são os processos que devem ser realizados para que o promotor e o organizador possam produzir um evento de sucesso.

Quais são as principais etapas para a organização de um evento?

Quanto as etapas para uma organização de eventos, para que o promotor tenha sucesso, ele precisa trabalhar em conjunto com o organizador do evento.

Sendo assim, precisamos entender quais etapas são importantes para que as duas funções se complementem e sejam bem-sucedidas.

O organizador, Nivaldo Moreira, nos contou que existem três etapas fundamentais que precisam ser cumpridas, as quais são:

O projeto arquitetônico do evento é fundamental para que cada detalhe seja desenvolvido de maneira eficiente e assertiva. É neste momento que todas as necessidades devem ser colocadas no papel, assim como a forma que deverá ser desenvolvido.

Alguns pontos importantes no projeto são estes:

• Definir o perfil do público que pretende atingir;
• Estar atento a questões relacionadas a alvarás;
• Determinar o local e a estrutura de palco;
• Realizar a contratação de artistas.

É fundamental que o organizador pense nas circunstâncias em que o evento acontecerá e, da mesma maneira, nos possíveis imprevistos.

“O organizador precisa cobrir 360º de um evento. Seu começo, é no projeto arquitetônico e desde então, todas as equipes se preparam para seu momento de atuação”, explica Nivaldo, mostrando que o trabalho do organizador não é estático.

Em quase todas as etapas para uma organização de eventos, pessoas de diversos setores trabalham em conjunto para acertar as arestas, tendo como objetivo, diminuir os erros para quando a execução se iniciar.

2 – Início da divulgação

Quando as atrações que estarão se apresentando no dia escolhido são contratadas, o promoter inicia sua parte no processo.

Apesar de a função poder ser realizada por quem está à frente da organização, o promoter é designado para estar 100% focado na divulgação do evento. Dessa forma, isso ajuda o outro profissional, deixando-o livre para coordenar outras etapas.

Aqui, se iniciam as pesquisas e planejamento de ações para o público. Em determinados casos, já pode também iniciar a venda de ingressos.

3 – Execução

Ainda sobre as etapas para uma organização de eventos, além de toda contratação de pessoal e fornecedores, é importante comunicar que na fase de execução, é quando mais precauções devem ser tomadas.

Não é uma simples contratação de terceiros, afinal, os responsáveis devem procurar por empresas que estão em cumprimento com todas as normas regulamentadoras e que estão de acordo com as leis do setor de eventos.

Além de toda parte estrutural do show, como palco, camarotes e outros ambientes específicos, não se deve esquecer das sinalizações do local, seja para o banheiro ou saídas de emergência.

Como podemos perceber, desde a concepção de ideia, até a abertura dos portões, muitos processos devem ser realizados, assim como muito conhecimento deve ser adquirido para haver êxito com a organização e promoção de um evento.

Entender cada uma desses processos, habilidades necessárias e quem são as pessoas envolvidas, é o começo para que se tenha sucesso neste setor de eventos.

Por fim, é claro que todos os esclarecimentos trazidos vão te ajudar na hora de escolher com qual carreira deseja trabalhar ou até, qual destes profissionais você deve contratar.

Porém, vale ressaltar que em qualquer caso, você deve buscar pessoas capacitadas e com ampla experiência de mercado.

Afinal, são elas que poderão tirar suas principais dúvidas, ajudar em alguma emergência e, claro, aumentará sua rede de relacionamentos dentro da área. O que hoje é fundamental nesse âmbito.

Temos certeza que seguindo nossas dicas, os próximos eventos que você realizar serão um sucesso!

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