Eventos corporativos: 5 modelos que todo iniciante deve conhecer

Ao idealizar eventos corporativos, projetamos a imagem de vários executivos vestidos em camisas sociais, apertando as mãos uns dos outros sem nenhum propósito específico.

No entanto, ao observar o mercado e as empresas de diferentes setores, identificamos que cada necessidade requer um tipo de abordagem.

Se chegou até aqui, imagino que você tenha curiosidade e interesse nestes eventos, certo? Sendo assim, continue conosco para entender mais sobre este amplo e complexo universo.

O que é um evento corporativo?

A maioria das pessoas, ao relacionar a empresa que atua a algum evento, provavelmente imagina as festas de fim de ano ‘da firma’. Mas, este é só um dos diversos pilares de um evento corporativo.

Se você quer ser um produtor de eventos, trabalhar em uma agência de live marketing ou é um entusiasta deste tema, entenda que existe um gigantesco mercado a desbravar.

O conceito básico de um evento corporativo nada mais é do que promover a interação entre os participantes — não necessariamente com quem você já convive diariamente, mas clientes, parceiros, fornecedores, influenciadores ou, quem sabe, especialistas de uma, ou várias áreas.

Tudo dependerá do seu objetivo.

5 tipos de eventos corporativos

Para inspirar seu processo de pesquisa e criação, fiz uma lista objetiva com algumas referências práticas. Veja abaixo:

Congresso: o que é e seus objetivos

Normalmente, ele reúne pessoas com um interesse em comum e sua principal função é apresentar e debater uma, ou várias ideias sobre o tema central.

Talvez o congresso seja o modelo mais complexo, já que ele pode contar com muitas atividades, como:

• palestras;
• mesas redondas;
• simpósios;
• painéis;
• debates;
• apresentação de trabalhos acadêmicos, etc.

Ele pode ser nacional ou internacional. O importante neste modelo é a interação entre grupos com os mesmos interesses.

Por consequência, eles terão um enriquecimento profissional, social e cultural.

Feira: conheça suas particularidades

As feiras de negócios são fundamentais para quem busca fazer networking, pretende fechar novos contratos e expor seu produto ou serviço ao público.

Nessa modalidade, diversas empresas montam seus estandes de vendas, contratam promotores e, muitas vezes até buffet – repletos de bebidas e petiscos.

Afinal, vale tudo para atrair visitantes e impressionar os clientes, né?!

Um excelente exemplo desta categoria ocorre todos os anos bem pertinho aqui da matriz da Ativa Locação, em Ribeirão Preto ­­– a Agrishow!

A segunda maior feira agrícola do mundo – e a maior da América Latina, tem por objetivo reunir soluções para o setor, além de apresentar as principais tendências e inovações para o agronegócio.

Em 2022, este grande evento reuniu mais de 800 marcas para apresentar as novas tecnologias para o setor.

Foi um sucesso de público e de faturamento! Afinal, todos ansiavam pelo retorno pós-pandemia.

Assim como este que acabei de descrever, existem também diversas outras feiras que podem ser perfeitas para o seu negócio.

Você sabe a diferença entre as Feiras Verticais e Feiras Horizontais?

Cientificamente falando, as feiras de negócios podem ser divididas entre verticais e horizontais.

Elas são definidas conforme os objetivos do negócio e pelo público que se pretende atingir.

Verticais

O nome pode até soar incomum, mas basicamente são aquelas segmentadas em apenas uma parte da cadeia produtiva ou de um setor econômico.

Simplificando, é como se, na construção civil, selecionássemos somente os fabricantes de revestimentos, que são uma divisão deste mercado.

Posso citar como exemplos dessa categoria a Expo Revestir, uma feira dedicada aos fabricantes de revestimentos, a Casa Cor, referência para decoradores, designers e arquitetos ou a Expo Construção Offsite, que reúne as empresas da construção modular.

Horizontais

Diferentemente das feiras verticais, nessa modalidade de evento a diversidade é o que prevalece.

Uma pratica comum em feiras horizontais são os lançamentos  de produtos e serviços de expositores.

Para exemplificar este modelo pode-se citar a APAS Show, maior feira de alimentos e bebidas das Américas e a Febratex, também considerada a maior feira das Américas para a indústria têxtil.

O principal objetivo de ambas categorias é gerar visibilidade aos expositores.

Não importa se você é uma marca anunciante ou a empresa responsável pela organização, as feiras verticais e horizontais buscam alcançar públicos potenciais, estreitar o relacionamento com seus parceiros, entre outras finalidades.

Palestra: o que você precisa conhecer

Acredito que todos estamos acostumados com o conceito de palestra. Durante nossa vida, pelo menos uma vez, fomos em uma apresentação sobre um tema específico.

Os meus anos de faculdade, por exemplo, eram repletos de encontros com especialistas que passavam aos alunos informações importantes sobre o mercado de trabalho.

No ramo empresarial não é diferente. Normalmente, as companhias optam pelas palestras quando precisam comunicar aos colaboradores uma informação do mercado, de maneira simples e concisa.

Vale lembrar que, por ser algo rápido, o organizador tem como opção colocar essa palestra em algum congresso ou feira.

Pois assim, além dela, os colaboradores estarão inseridos com outras atividades e profissionais da área.

Treinamento: entenda sua importância

Tem por objetivo apresentar determinado processo ou reciclar conhecimentos e práticas.

O treinamento é a capacitação de um profissional. Ou seja, é fornecer conhecimento sobre algo específico que o ajudará a desenvolver habilidades relacionadas ao seu trabalho.

Aqui, na Ativa Locação, os colaboradores passam pelo processo de integração e neste processo são apresentados às suas tarefas e conhecem mais sobre a empresa.

Seja na área operacional, comercial ou administrativa.

A supervisora de atendimento, Mariana Pardim, responsável pela capacitação dos novos vendedores e integrantes do time de pós-vendas, me contou sobre a importância desta preparação:

“Como empresa, precisamos nos esforçar para padronizar o atendimento, o produto e o serviço. Por isso, é essencial que novos colaboradores sejam devidamente treinados e capacitados. Sendo assim, é fundamental integra-los em suas funções diárias, bem como apresentar aos iniciantes o que a empresa espera deles”.

Festa social: conheça algumas opções

Para finalizar nossa lista, resolvi falar sobre aquela que talvez seja a mais conhecida entre os funcionários: a ‘festa da firma’.

É claro que este é um conceito amplo, por isso, vale ressaltar que ela pode ser realizada de várias maneiras. Veja algumas:

Confraternização de final de ano

Essa é a mais comum e, geralmente, toda empresa faz.

A confraternização no fim do ano é uma ótima oportunidade para celebrar as metas atingidas, o desenvolvimento dos funcionários, apresentar os objetivos para o próximo ano e, claro, marcar o encerramento de um ciclo.

Aniversário da empresa

Para essa comemoração, algumas empresas optam por algo mais discreto todos os anos.

Também pode decidir por uma grande festividade para marcar etapas importantes, como a comemoração dos 10, 20 ou 30 anos de atividade.

Inauguração ou reforma da sede

Aqui, estar atento aos detalhes é fundamental. Afinal, em uma inauguração seus clientes e possíveis parceiros estarão presentes.

Por isso, o cuidado deve ser maior. Desde a lista de convidados aos detalhes mais técnicos, como decoração, atrações e buffet.

Lançamento de produto ou serviço

Assim como no tópico anterior, este evento não permite erros. Lançar ao mercado um novo produto ou serviço é a chance que a empresa tem de impactar positivamente futuros clientes.

Essa oportunidade não deve ser perdida por erros de apresentação ou organização.

Agora que falei sobre os principais eventos corporativos, que tal aprender um pouco sobre como organizá-los? Então vamos lá!

Organizando eventos corporativos

Este processo não é simples, afinal, são muitas variáveis que podem levar seu evento ao sucesso (ou fracasso!). Por isso, todos os profissionais envolvidos devem seguir um planejamento.

Assim, os objetivos serão atingidos e, os imprevistos, amenizados.

Comece pelo básico: planeje!

É nesta etapa que você precisa entender quem é seu público e qual o seu objetivo.

Considerando as duas coisas, definirá com mais assertividade o caminho a seguir.

Quando falamos de organização de palestras, por exemplo, o produtor deve se lembrar de dois pontos importantes:

• Encontrar um local adequado para acomodar todos os participantes, além de pensar na iluminação e acústica do espaço;
• O palestrante deve concordar com a cultura da empresa. Assim, seu discurso não será dissonante aos valores e práticas que a organização prega.

Todo evento é único! Sendo assim, ao organizá-lo você deve conhecer todas as nuances a fim de idealizar o melhor para seu público.

Não se esqueça de definir o orçamento

Determinar e cumprir com o orçamento é fundamental para que sua equipe tome as melhores decisões.

Após as definições que citei no tópico anterior, será mais fácil fixar seu custo.

Coloque no papel a estimativa de gasto e acompanhe todo o processo para que os valores não extrapolem.

Para ser bem-sucedido neste momento, siga essas dicas:

• Negocie e trabalhe com fornecedores de confiança;
• Faça uma lista e guarde os comprovantes;
• Conte com imprevistos.

Quando falamos sobre eventos corporativos, mesmo não visando o lucro, devemos ter a certeza de que ele não vai trazer nenhum prejuízo à empresa.

Então, respeite seus limites.

Por fim, trabalhe com uma equipe eficiente

Você não conseguirá organizar um evento sozinho. Por isso, esteja próximo a pessoas competentes, que entendam suas funções e são de confiança.

É importante que haja sinergia entre o prestador de serviço e o contratante, para dividir e fiscalizar cada etapa deste processo e certificar de que todos cumpram suas funções.

Lembre-se: o evento levará o nome de uma empresa, e sua reputação estará em jogo! Ser exitoso é o mínimo que se espera neste mercado.

Diferença na organização de evento corporativo e evento popular

Há alguns meses, tivemos um conteúdo sobre o trabalho dos organizadores de festas populares e, apesar de notar similaridades em algumas etapas, existe um ponto super importante que diferencia os dois tipos de eventos: o objetivo.

Um show aberto ao público visa atrair o máximo de pessoas possíveis para gerar entretenimento ao público, e lucro aos organizadores.

Já, um evento corporativo, visa a interação do negócio com seus diferentes públicos de interesse, sejam eles externos ou internos.

Entender qual a necessidade da empresa é essencial para conseguir atingir suas expectativas.

Seus objetivos devem estar evidentes para que, assim, as demais etapas se cumpram satisfatoriamente.

Agora que você já conheceu os principais eventos corporativos e como organizá-los, compartilhe esse artigo com sua rede de contatos.

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