Como escolher espaço para eventos? 5 dicas para o seu projeto

Escolher espaço para eventos é um dos fatores mais importantes ao produzi-lo, seja ele qual for.

Em meio às organizações, planilhas de planejamento e checklists, devemos considerar características cruciais para fazer a escolha que melhor atenda às nossas necessidades e, principalmente, a dos participantes.

Neste artigo, iremos te ajudar a decidir o melhor local para o seu projeto, a fim de que assim não sofra com imprevistos em nenhuma fase da produção e desenvolvimento do evento. Vamos lá!

A escolha do local é uma das decisões mais importantes ao organizar comemorações, e fazer uma decisão inadequada pode levar a uma série de imprevistos.

Confira agora alguns exemplos do que pode ocorrer caso o espaço não seja o mais adequado, dessa forma você evita dor de cabeça com problemas que podem ser precavidos.

Capacidade inadequada

Não ter capacidade suficiente para acomodar todos os convidados podem levar a uma superlotação, o que é perigoso e desconfortável para os participantes;

Má localização

Se o espaço escolhido for em um local de difícil acesso, ou longe demais dos principais centros urbanos, isso pode desencorajar a participação e dificultar o transporte das pessoas;

Problemas com o clima

Condições climáticas extremas, como ventos fortes, chuva intensa ou neve, podem afetar negativamente o evento e torná-lo menos agradável aos participantes;

Restrições de horário

Limites, como hora de encerramento, diminuem o tempo disponível para o evento e afetam a programação, dessa forma, impedindo que todas as atividades planejadas sejam realizadas;

Equipamentos e instalações inadequadas

A falta de equipamentos e instalações adequados, como iluminação, som e acesso à internet, dificultam a realização do projeto e prejudicam a experiência;

Problemas de segurança

Sem um local seguro, você coloca os participantes em situação de risco, com isso, tornando o evento menos atraente.

Todos esses imprevistos podem ser evitados escolhendo cuidadosamente o local do evento. Por isso, é importante considerar os requisitos do projeto e as necessidades dos integrantes ao escolher um espaço adequado.

5 dicas essenciais para o seu projeto

Propósito do evento

Entender o propósito do evento e o perfil dos participantes é primordial para definir o local.

Além disso, a depender do formato, há demandas específicas para o espaço.

Eventos corporativos exigem uma estrutura diferente dos culturais, por exemplo, e isso deve ser considerado ao escolher o ambiente.

Quantidade estimada de participantes

Para não ter aperto nem empurra-empurra, é preciso considerar quantas pessoas são esperadas no evento e se há a possibilidade de venda de convites na portaria.

A lotação estimada é um dos fatores primordiais para oferecer ao participante uma experiência memorável.

Acessibilidade

A dificuldade para chegar e se locomover no espaço pode ser um fator limitante para os participantes.

Facilite o acesso das pessoas com um mapa de acesso ao local, estrutura pensada para PCD estacionamento, localização segura, entre outros fatores que simplifiquem a movimentação dos convidados.

Bastidores: camarim e produção

Todo evento precisa de um espaço para o bastidor, sejam camarins, antessala de recepção de palestrantes e artistas ou sala de apoio (o chamado QG) para guardar os itens essenciais do projeto.

Portanto, é necessário analisar se local escolhido comporta a criação desses ambientes.

Infraestrutura

Dentro de infraestrutura existem alguns fatores que devem ser considerados, tais como o alvará de funcionamento do local, acústica, equipamentos multimídia e um bom sistema audiovisual.

Pensar em tudo isso com antecedência fará você economizar tempo, dinheiro e paciência. Fique atento!

Bônus: foque na experiência do participante

Ao procurar por um local adequado para realizar um evento, você priorizará os participantes.

Para garantir que isso fique evidente em sua produção, certifique-se de oferecer conforto básico como higiene, água e segurança, bem como acessibilidade às pessoas com deficiência.

Verifique se o alvará de funcionamento do local está em dia, evite ultrapassar a capacidade máxima do espaço e tente minimizar as filas.

Como escolher o local ideal para cada tipo de evento?

Para ajudá-lo na escolha do local do seu evento, além de oferecermos dicas gerais, também apresentamos peculiaridades e necessidades específicas de cada tipo de projeto para que você possa antecipar e lidar com diversas situações.

Confira a seguir o que considerar na produção de eventos empresariais, palestras, workshops, shows, competições esportivas e outros.

Corporativos

Existem alguns tipos de eventos corporativos que exigem um cuidado especial na escolha do local para sua realização, dada a sua importância para o momento da empresa.

Contudo, devemos considerar um ambiente com espaço suficiente para circulação confortável das pessoas, buffet e estrutura técnica para apresentações em vídeo e pronunciamentos.

Educacionais

Em eventos educacionais como palestras, conferências, cursos e workshops, o produtor deve priorizar a mensagem que será passada pelo locutor.

Assim como equipamentos eletrônicos para som, imagem e acústica impecável, além de disponibilizar cadeiras confortáveis e um palco.

Culturais

Para shows e eventos culturais deve haver uma estrutura básica para a montagem de palco, instalação de equipamentos, espaço com camarim e banheiros exclusivos para o preparo dos artistas que irão se apresentar.

Além de oferecer capacidade técnica para iluminação, acústica, estrutura elétrica e montagem de bares para os participantes.

Esportivo

Para este tipo de evento é primordial focar em uma estrutura que priorize o conforto dos atletas e que permita mudanças simples no espaço físico do local para adequação às práticas esportivas sediadas.

Aqui, pensar no público que irá assistir à competição também é muito importante, assim como banheiros com fácil acesso, mobilidade entre os assentos, locais estratégicos para o fornecimento de bebidas e comidas e boa visibilidade para todos.

Viu só? Escolher o local certo para o seu evento é essencial para garantir o sucesso e evitar imprevistos.

Uma escolha inadequada pode levar a uma série de problemas, desde superlotação e problemas de segurança até a falta de equipamentos e instalações adequados.

Em resumo, para evitar esses problemas, é importante considerar o propósito do evento, a quantidade estimada de participantes, a acessibilidade, a infraestrutura e a experiência do participante.

Ademais, é preciso considerar as peculiaridades de cada tipo de projeto. Ao seguir essas dicas, você terá mais chances de realizar uma produção bem-sucedida e agradável para todos os envolvidos.